Administrative & Operations Coordinator

HR & Administrativ Personal

• Inregistrare CIM (Contracte Individuale de Munca) si transmitere catre Resurse Umane

• Onboarding angajati noi: fise medicina muncii, acte aditionale, PV, comandare echipament, activare conturi (NN, Benefit, iFlow), inregistrare in Salesforce, activare licente Microsoft 365/G-Suite, fise SSM, PV predare-primire

• Offboarding: inchidere conturi si monitorizarea proceselor de incetare CIM

• Pregatire adeverinte, inregistrare CM in evidenta interna si in iFlow, clarificari Benefit/salarii

• Administrare zile de concediu si beneficii in platformele iFlow si Benefits

Administrativ Financiar

• Inregistrarea zilnica a facturilor de furnizori in Salesforce CRM

• Urmarirea si contactarea clientilor cu facturi restante, escaladare interna daca este cazul

• Colectare facturi si intocmire deconturi pentru cheltuieli si diurne aferente deplasarilor

Organizare Evenimente

• Cautare si comparare oferte de locatii coworking si cazare pentru colegii din tara

• Decontare cheltuieli, achizitie bilete de avion, organizare team building-uri

Administrativ Auto

• Gestionare RCA/CASCO si parcare gratuita pentru masinile hibride finalizate din leasing

• Programari revizii, service, schimb cauciucuri

• Pregatirea documentelor pentru inmatriculare si deplasare la DRPCIV

Asigurari & IT Support & Office

• Mentinerea politelor de asigurare active, solicitare si comparare oferte

• Suport in cererile de mentenanta IT, coordonare predare/ridicare echipamente, creare useri

• Comanda necesar de birou (apa, cafea, papetarie, birotica) si alte activitati administrative curente

Cerinte

• 0-2 ani experienta intr-un rol administrativ, office sau HR (nu este obligatoriu un istoric extins)

• Cunostinte bune de Excel si confort cu utilizarea mai multor aplicatii software in paralel

• Atentie la detalii si discretie

• Comunicare clara, scrisa si verbala, inclusiv in interactiunea cu clienti si furnizori

• Permis de conducere categoria B (util pentru deplasari DRPCIV/service auto)

• Constituie avantaj: cunostinte de baza despre legislatia muncii din Romania (CIM, concedii, SSM)

• Constituie avantaj: experienta cu un CRM (ex. Salesforce)